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Ferramentas para aumentar a produtividade: saiba quais usar

Pessoas que trabalham com mídias sociais sempre precisam daquela mãozinha para acelerar processos, principalmente se são recorrentes e gastam do nosso tempo. Perder tempo com tarefas repetitivas, que apenas nos deixam ocupados, é inimigo número um da produtividade.

Abaixo, selecionamos algumas ferramentas para aumentar a produtividade. Usamos internamente e já salvaram (e salvam!) nossas vidas (e tempo) várias vezes.

ferramentas para aumentar a produtividade

 

 

 

Certa vez, uma pessoa precisou entrar num site que já não era tão acessado assim, porém não lembrava a senha. Ok, nada mal. É só ir em “esqueci minha senha” e colocar o email cadastrado. Só que tinha mais um problema nisso aí… “Qual era mesmo a senha do email cadastrado?”.

É por essa e tantas outras situações em que perdemos tempo tentando descobrir uma “simples” senha que adotamos essa ferramenta para a gestão interna.

O que é

O LastPass armazena todas a suas senhas usadas, sendo necessário lembrar apenas de uma: a senha para acessar a ferramenta. Ele é um dos mais seguros, pois criptografa todos os seus dados (de uma forma que você não corra riscos) e os salva na nuvem.

Usabilidade

Caso você queira algo ainda mais “mão na roda”, você pode baixar a extensão para o seu navegador. Com isso, diga adeus à tarefa de digitar e criar novas senhas! Com a extensão habilitada, o LastPass preenche automaticamente suas senhas, cria de forma aleatória novas e ainda avisa sobre quais e quantos sites você usa a mesma senha. O Lastpass é gratuito, mas existe uma versão premium e também uma versão para negócios (paga).

O que achamos

Ao testar essa ferramenta pela primeira vez, nos deparamos com uma imensa facilidade em entender como as coisas funcionam, sem precisar recorrer a tutorial no Youtube.

Depois de usá-la diariamente, economizamos tempo com uma tarefa simples que é digitar login e senha. No final de um ano você terá perdido aproximadamente 30 minutos. Considerando que você demore 5 segundos para fazer isso, todos os dias. E aquela história de você não ter tempo para nada?

 

 

Você abre a sua caixa de entrada e encontra cerca de 20 emails para ler. Ok, nada demais. “Isso eu posso ler amanhã”, você pensa. No dia seguinte, surge mais alguns emails. Você lê alguns, mas a maioria deles você resolve deixar para o dia seguinte. E assim os dias vão passando. Magicamente, numa manhã de segunda-feira, você se depara com mais de mil emails na sua caixa de entrada.

Ler todos os emails é uma tarefa que requer tempo e agilidade nível 50. E você já sente frustração por não conseguir realizar uma tarefa aparentemente simples: ler emails. E isso influencia em toda sua performance do seu dia (existem estudos sobre isso, mas não vamos entrar em detalhes aqui).

O que é

Basicamente, o Mailstrom agrupa os emails recebidos por remetente, assunto e categorias. Separa também o que é spam e mensagens de propaganda.. Ele permite, por exemplo, desabilitar a inscrição de newsletter de vários remetentes de uma só vez.

Usabilidade

Você pode criar pastas dentro da ferramenta para mover alguns emails para lá (essa pasta estará disponível também no seu email). Você pode arquivar rapidamente emails e ainda pode  A ferramenta é gratuita até você limpar cinco mil emails. Caso você queira assinar, existem planos a partir de $4,95 por mês (cadastro de até 3 contas de emails). Existe também uma versão para negócios (paga).

O que achamos

Quando testamos a ferramenta pela primeira vez, não acreditávamos que ela seria realmente capaz de ajudar a ler emails tão rapidamente quanto prometia. Porém, a surpresa foi grande quando mais de 2 mil emails se transformaram em cerca de dez emails em alguns minutos. Se isso não foi um “tapa na cara” que o Mailstrom nos deu, eu não sei o que foi.

 

 

 

No trabalho, você recebe uma ligação e escreve no seu post it a tarefa para aquele dia. Mais tarde, você recebe uma outra ligação, com um relatório que é para ser entregue na próxima semana. Depois, surge uma outra demanda. Porém, como você não encontra seu bloco de anotações, escreve no bloco de notas do seu celular, ou até mesmo no calendário.

Quando chega em casa, percebe que precisa fazer compras no dia seguinte. E também pagar a conta que vence daqui a cinco dias. Ao entrar no quarto, percebe que tem mais de um mês que você não lê aquele livro que te indicaram, mas ele continua em cima da sua mesa, intocável.

O que é

Todoist é uma ferramenta que gerencia tarefas e projetos de uma maneira bem eficiente. Você pode agrupar por temas, data etc. Você pode gerenciar as suas tarefas online ou offline. Tudo fica salvo na nuvem e pode ser acessado em qualquer dispositivo. E um recurso bem bacana é o Todoist Karma, onde você pode monitorar sua produtividade e visualizar sua performance ao longo do tempo.

Usabilidade

Colocar datas é uma das coisas mais fáceis. Caso você queria que uma tarefa seja para sexta às 14h, basta escrever  “sexta às 14h”. A ferramenta entende e já organiza no calendário. Mas dá para ir mais além. Você pode colocar tarefas com datas mais complexas, como “toda dia 3 de cada mês”, “toda quinta feira começando no mês X”, “toda dia 3 a cada três meses” etc.

A versão premium tem muito mais recursos, mas a versão gratuita atende muito bem quem quer organizar as tarefas. Existe também uma versão para negócios (paga).

O que achamos

Dentro do Todoist existe um pouco de gamificação, o que já gostamos logo de cara. Conforme você completa tarefas você ganha pontos e perde caso deixe tarefas pendentes. Quanto mais pontos você ganha, maior é o seu nível Karma.

O design dela é bem limpo: tem apenas o essencial para que você entenda como as coisas realmente estão realmente organizadas. Dessas três ferramentas, o Todoist foi a primeira que salvou a nossa vida.

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E então, bora testar? Ferramentas para aumentar a produtividade são ótimas, mas a fase de teste é a parte mais importante. Só assim você verdadeiramente saberá o que deve acertar durante o caminho de sua jornada.

Depois, nos conte o que achou!

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